Viajes corporativos: ¿cómo reinventarse para 2022?
10 de Diciembre de 2021
Wagner André, Consultor de Negocios y Soluciones de SAP Concur
Los viajes y gastos corporativos están a punto de cambiar nuevamente. ¿Por qué mantener el status quo cuando tenemos una oportunidad única de preparar mejores negocios para el futuro?
Incluso antes de la pandemia, la gestión de gastos y viajes corporativos (T&E) cambiaba constantemente. El impacto ambiental de los viajes y el efecto en el equilibrio entre la vida laboral y personal de los empleados son dos consideraciones que ganaban importancia. Ya se habló mucho sobre una mejor experiencia para los viajeros, una mejor experiencia para los empleados. Además de otras señales, como la necesidad de conectar más proveedores y socios en plataformas seguras y en la nube, y la inevitabilidad de centralizar la gestión de viajes corporativos con gastos otros gastos asociados de ventas y de viaje para fortalecer el negocio, también señalaron cambios.
Luego vino la pandemia de COVID-19 que agregó capas de incertidumbre a la gestión de T&E con restricciones de viaje, así como trabajo remoto, interrupción de algunos negocios y prioridades cambiantes. Esto provocó un cambio en la combinación de gastos corporativos y provocó que las empresas cuestionaran la naturaleza esencial de los viajes de negocios. En resumen, la pandemia destacó la necesidad de soluciones de software de T&E para manejar todo, desde los requisitos cambiantes de viaje, la necesidad de sostenibilidad, nuevos gastos y tipos de pago, las expectativas cambiantes de los empleados y la escalabilidad - todo en tiempo real.
La base para cumplir con estas expectativas de preparación para el futuro en viajes y gestión de gastos no ha cambiado, el enfoque continúa en la gestión de personas, procesos, negocios y tecnología. Para juntar estas piezas, ¡comience con la gente! Reinventar, mejorar los resultados y el negocio empieza por las personas. Es una enorme satisfacción ver a varios clientes de SAP Concur que se movilizaron internamente, con una colaboración real entre los equipos, para llevar a cabo una verdadera transformación digital interna en sus empresas. Se requiere la aprobación de un patrocinador ejecutivo en esta gestión del cambio, pero desde el momento en que se cuenta con la unión de personas se obtiene el alcance de mejora en la gestión de procesos y negocios con tecnología.
¿Por qué mantener el status quo cuando tenemos una oportunidad única de preparar y sostener el negocio de la empresa? Vemos los resultados de los clientes de SAP Concur, como la reducción total de costos de 8 a 12%, agilidad en tiempos en todo el proceso de reembolso a gastos de viaje en 85%, identificación de pérdidas que eran invisibles, ahorros con mejores negociaciones en las principales rutas y hoteles para el alojamiento del viajero, entre otros beneficios. Dependiendo del tamaño de la empresa, ahorros y/o reducción de costos de 50 a 1.5 millones de dolares en un solo proceso. ¿Ha considerado que su empresa puede obtener un costo evitado de más de 1 millón de dolares al año gracias a la inversión de su equipo, personas y de su compromiso en mejores resultados para que su empresa opere mejor, eficientemente y con transparencia en los gastos? En un evento pasado, Denis Tassitano, head de SAP Concur en Latinoamerica mencionó “este es el País que quiero, con una solución amigable, rápida implementación, integrada al mercado y que combate la corrupción y el fraude”. Estos resultados, además de evitar costos, aportan una fortaleza a prueba de futuro para la gestión de viajes y gastos.
Todo comienza con la proactividad de ejecutar el cambio basado en change management, que es la Gestión del Cambio estructural que se utiliza para garantizar que cualquier cambio planificado se pueda implementar en sus más mínimos detalles para asegurar que sus beneficios sean duraderos en las organizaciones. Por lo tanto, los líderes financieros que colaboran con los líderes de viajes corporativos deben poder realizar cambios rápidos; esto requiere sponsors con el know-how de SAP Concur y nuestras Agencias de Viajes Corporativas (TMC partners) aprobadas para administrar T&E desde el principio hasta el final del proceso para su empresa, sin perder el control y brindando mucha más conveniencia digital a los empleados. Y ese tipo de flexibilidad necesita datos en tiempo real para ayudar a tomar decisiones más rápidamente.
La atención se centra en los datos, en los datos de gastos. Como evidencia, SAP Concur realizó un analisis comparando los 12 meses de la pandemia con 2019 y encontró que las infracciones de gastos aumentaron en un 292%. Una mejor orientación centrada en los datos significa un mejor control con la tecnología. Los empleados son guiados digitalmente para tomar decisiones de gasto de acuerdo con las políticas de su empresa, ya sea que se trate de solicitudes de viaje, aprobaciones y gastos durante viajes corporativos. Con la transparencia de los datos, las auditorías se vuelven más eficientes y precisas, porque tienes la trazabilidad de todo, y se reducen los gastos fuera de la política, con mucha más confianza en todo el proceso.
El compliance debe ser inevitable. Las soluciones de T&E deben hacer que este acceso a los datos de gastos sea simple para todos. Su equipo no debería tener gran esfuerzo para crear informes de gestión cuando los necesite. ¡La tecnología es capaz de proporcionar estos datos en tiempo real! Además, la inteligencia artificial (IA) y el machine learning deberían brindar la oportunidad de utilizar la toma de decisiones basada en datos.
Una mayor visibilidad y conocimiento del comportamiento y los patrones de gasto actuales ayuda a determinar a dónde quiere ir en el futuro. Al tener acceso a los datos, su empresa está preparada para aprovechar las oportunidades de crecimiento futuras, lista para cualquier reajuste a medida que la empresa crece.
Las personas que tienen la oportunidad de brindar más eficiencia y mejores momentos a los empleados de su empresa en el próximo año deben avanzar con confianza. Tener el deseo de innovar y mejorar, con lo respalde de la tecnología, ¡lo hace posible!