Viajes de trabajo: Lo que hace falta para mejorar la experiencia

Los viajes de trabajo suelen ser una experiencia enriquecedora, agradable y comercialmente interesante, en especial, cuando los planificamos considerando todos los detalles relevantes para potencializar sus beneficios.

De hecho, tener en cuenta los factores esenciales para alcanzar los resultados esperados por la empresa, sin perder cuidado de los aspectos clave para la buena estancia del profesional, son puntos importantísimos para sortear los desafíos en viaje.

Si se omiten ciertos detalles, tanto la empresa como el colaborador pueden afrontar una serie de inconvenientes, como una mala gestión del tiempo, el cansancio acumulado, la falta de comodidad y un sistema logístico deficiente.

Como la idea es erradicar o, en su defecto, minimizar las posibles fuentes de estrés, vale la pena invertir en una planificación adecuada utilizando herramientas tecnológicas modernas. Así pues, prestar atención en este proceso permite convertir los viajes de trabajo en experiencias productivas, eficientes y agradables.

Optimizar estas jornadas fuera del perímetro corporativo suele generar muchas dudas. Por eso, creamos una guía con abundante información sobre las mejores estrategias prácticas para mejorar la experiencia de viajes de trabajo. Desde la planificación logística hasta las herramientas más aclamadas. 

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Lista comparativa de soluciones de gestión de viajes

Ya sea que usted esté considerando integrar una solución de gestión de viajes con su sistema de gastos actual o mejorar su enfoque existente, elegir la solución de viajes adecuada es crucial. 

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La importancia de planificar los viajes de trabajo con antelación

Sabemos que imprevistos ocurren y reuniones comerciales se presentan sin aviso, sin embargo, la mayoría de los viajes corporativos se pueden (¡y deben!) planear con antelación. 

Eso es importante no solo para evitar contratiempos, sino que también para potencializar el uso de los recursos financieros. En efecto, planear con tiempo cada detalle del viaje garantiza que se tomen las mejores decisiones, se ahorre dinero y se reduzcan los inconvenientes.

Organizar la logística con tiempo suficiente

La planificación anticipada es uno de los pilares que aseguran el éxito de los viajes de trabajo.

Al reservar vuelos, acomodaciones y traslados con cierta antelación no solo posibilita obtener los mejores precios, sino que también evitar contratiempos de última hora que puedan afectar la agenda del colaborador.

Además, la organización anticipada permite evaluar diferentes alternativas logísticas para elegir la más adecuada en función del objetivo del viaje. 

Para eso, es esencial tener presente los itinerarios y las confirmaciones previas, aspectos que ayudan a mejorar la eficiencia del desplazamiento, optimizar la gestión del tiempo y reducir el margen de error.

Elegir el mejor transporte para maximizar la productividad

Seleccionar un buen medio de transporte para desplazarse desde el punto de origen hasta el destino es clave, tanto para eficientar los tiempos como para el bienestar y el rendimiento del viajero.

De esta manera, es indispensable que el tipo de transporte elegido tenga un impacto significativo en la productividad durante el viaje. Por ejemplo, optar por vuelos directos, aunque tiende a ser un poco más costoso, es más eficiente que enfrentar largas escalas o numerosas conexiones.

En el caso de los viajes cortos, el tren o los ómnibus pueden ser excelentes opciones, principalmente, en lugares donde se ofrece un servicio cómodo y puntual.

Asimismo, para emprender un viaje de negocios tranquilo, es importante considerar aspectos como los horarios de salida, los tiempos de espera, la conectividad a bordo y los servicios disponibles durante el trayecto. Es decir, todos los detalles que contribuyen a que el profesional llegue a su destino con mayor disposición y satisfecho con el viaje.

Planificar las reuniones y los horarios de manera eficiente

Otro punto que lleva la experiencia de los viajes corporativos al siguiente nivel es estructurar un cronograma equilibrado, que reduzca el desgaste y asegure los mejores resultados. Para eso, es clave combinar compromiso con tiempos razonables para el descanso y la preparación.

De hecho, una mala distribución de los horarios durante los viajes de trabajo tiende a causar agotamiento, reduce considerablemente la productividad y afecta el rendimiento del profesional. 

Por eso, se debe estructurar una agenda equilibrada, incluyendo los tiempos de traslado, los momentos de descanso y algunos márgenes para imprevistos.

En este sentido, debemos recalcar que evitar la sobrecarga de numerosas reuniones en un mismo día y definir espacios en la agenda para que el viajero pueda preparar presentaciones y/o responder los mensajes optimiza en gran medida la calidad de las interacciones.

Además, una planificación adecuada y clara, posibilita que el profesional descanse y aproveche los momentos de ocio para entretenerse o relajarse en el hotel, aspectos clave no solo para su desempeño como también para su satisfacción.

¿Cómo elegir el alojamiento adecuado para tus empleados?

El lugar donde se hospeda un empleado influye en su bienestar físico y emocional, así como en sus resultados potenciales. Descansar tras un largo día y contar con los servicios adecuados son fundamentales para el éxito de cualquier viaje de trabajo.

Factores a considerar para elegir el hotel ideal

Más allá de una cama cómoda y baño privado, un buen alojamiento acapara diversos otros aspectos. 

A continuación, presentamos los 4 puntos clave que toda organización debe tener en cuenta para garantizar una estancia funcional y confortable.

Reserve un alojamiento cómodo

Opte por hoteles que ofrecen camas de calidad, un buen aislamiento acústico, tengan un excelente control de temperatura y espacios de trabajo adecuados dentro de la habitación. Tenga presente que estos factores impactan directamente en la calidad del descanso y en el nivel de rendimiento del colaborador.

Prefiera acomodaciones que flexibilicen el check-in y el check-out

A menudo, los vuelos y las reuniones no coinciden con los horarios tradicionales de los hoteles. Por esta razón, conviene elegir alojamientos que posibiliten flexibilizar el horario de ingreso o salida sin costo adicional

Además de reducir el estrés del viajero, evita tiempos muertos innecesarios que puedan afectar el cronograma de compromisos.

Tenga en cuenta la ubicación del alojamiento

El tercer factor que se debe considerar es la cercanía a lugares clave como espacios de eventos, centros de negocios y sedes de clientes. Ubicar los profesionales próximos a los locales donde se reunirán con los clientes facilita la logística del viaje, reduce los tiempos de desplazamiento, favorece la puntualidad y libera tiempo para otras actividades.

Bajo la perspectiva del colaborador, este factor disminuye el estrés, mejora la gestión del tiempo y de la agenda, permite reservar horarios para conocer el destino y realizar actividades de entretenimiento, optimizando así, su experiencia global.

Considere la seguridad del entorno

La seguridad es un punto crítico, por lo cual, es importante asegurarse de que el hotel está ubicado en una zona con bajo índice delictivo, proporciona fácil acceso a los servicios y comercios, y presenta una buena iluminación.

Además de estos cuidados, recomendamos que el gestor de viajes corporativos prefiera establecimientos con sólidas y confiables medidas internas de seguridad, como cámaras, acceso controlado a las habitaciones y recepción de 24 horas.

Al tener presente estas variables, el viajero se siente más cómodo, protegido y priorizado por la empresa.

Maximice la comodidad y el descanso con nuestros consejos

Como mencionamos en puntos anteriores del contenido, dormir bien es fundamental para maximizar el rendimiento. 

Al considerar los factores mencionados en el subtítulo anterior, la empresa logra mejorar la experiencia del viajero y apoyar el descanso del profesional, demostrando que no solo se importa con los resultados de los negocios, sino que también con su bienestar.

Un colaborador descansado suele concentrarse mejor, mantener la productividad y tomar decisiones eficaces. 

Aunque los factores presentados anteriormente son importantísimos para asegurar buenas noches de sueño, vale la pena considerar otras recomendaciones para garantizar un buen descanso durante los viajes de trabajo, a saber:

• Reservar habitaciones en hoteles con baja rotación turística, disminuyendo el ruido y el movimiento, y consecuentemente, promoviendo el relajamiento y el descanso del profesional;
• elegir habitaciones en pisos altos y alejadas del ascensor, no solo por el movimiento, sino que también por el ruido de su engranaje;
• verificar que el alojamiento seleccionado cuente con almohadas y colchones de calidad, insumos esenciales tanto para proveer una noche de sueño tranquila como la salud y disposición del viajero;
• proporcionar materiales y tips de expertos sobre cómo mantener una rutina de sueño regular, en la medida de lo posible.

Herramientas para mejorar la experiencia de los viajes de trabajo

Más allá de planificar detalladamente los viajes corporativos, es fundamental usar la tecnología a favor de la eficiencia. Hoy, existen numerosas herramientas para digitalizar y, en consecuencia, agilizar los procesos, ahorrar los recursos y optimizar la experiencia general del viajero. 

En las siguientes líneas, mencionamos algunas soluciones de punta cuyo principal objetivo es acelerar las dinámicas, desde la reserva anticipada de boletos hasta mecanismos de comunicación más efectivos para afrontar los desafíos impuestos por la distancia. 

Ahorre tiempo y dinero con una aplicación de gestión de viajes

La introducción de una herramienta a las rutinas de la gestión de viajes marca la diferencia no solo a la hora de planear cada paso de la jornada, sino que también optimiza su calidad y proporciona un entorno propicio para el alcance de los objetivos empresariales.

Con una plataforma como Concur Travel, las organizaciones potencializan las actividades vinculadas a la planificación, la reserva y el acompañamiento de la agenda del profesional durante el viaje.

Entre los principales recursos ofrecidos por estas herramientas, destacamos:

• Comparación de precios de pasajes y alojamientos en tiempo real;
• control de las políticas de viajes corporativos, asegurando su cumplimiento a rajatabla;
• automatización de itinerarios considerando las mejores rutas;
• envío de notificaciones ante situaciones imprevistas, como cancelaciones o cambios de horarios.

De esta manera, corroboramos que el uso de una herramienta de gestión de viajes de excelencia configura un importante diferencial, tanto estratégico como operativo, optimizando los recursos y facilitando la vida del viajero.

Facilite los reembolsos adoptando una plataforma de gestión de gastos

Además de los sistemas de gestión de viajes, recomendamos que los centros de costos adopten una plataforma de administración de gastos basada en una perspectiva holística e integrada.

Al digitalizar este proceso financiero, se promueve la transparencia y se aceleran las actividades de reembolso.

Sobre este último punto, los trámites suelen ser una de las partes más tediosas de los viajes corporativos, tanto para los viajeros como para los equipos administrativos. 

Las plataformas como Concur Expense permiten cargar facturas, clasificar gastos y generar reportes de manera automática. Estas soluciones posibilitan que el colaborador ahorre su tiempo, pues prescinde del envío de tickets u otros comprobantes de pago por servicio logístico, agilizando los reembolsos.

Asimismo, estos recursos facilitan la rutina de los equipos administrativos y financieros, ya que pueden procesar los pagos de forma más rápida y potencializar su control.

También, es importante recalcar que, el uso de una plataforma de gestión de gastos disminuye los errores inherentes al trabajo manual y mejora la transparencia financiera del negocio, repercutiendo en la calidad de los presupuestos futuros.

Manténgase conectado eligiendo buenas herramientas de comunicación y productividad

La adopción de herramientas de comunicación de buena calidad y acordes con la realidad y el momento corporativo son esenciales para mantener el contacto fluido entre la empresa y el profesional mientras se encuentra de viaje.

De hecho, las soluciones como Slack, Zoom, Microsoft Teams o Google Workspace posibilitan mantener la comunicación de los equipos, dondequiera que estén sus miembros.

En términos de productividad, esas herramientas también favorecen el trabajo asincrónico, lo que le permite al viajero ejecutar ciertas tareas cuando le resulte conveniente, respetando las diferencias de horario y su cronograma.

¡Planifique y adopte las herramientas más eficientes para mejorar la experiencia de sus viajes corporativos!

Una de las formas más sabias de mejorar la jornada viajera es planear cada instancia con la atención y el cuidado merecido. 

Planear el viaje con antelación, entendiendo el objetivo y los resultados esperados del viaje, así como priorizando el bienestar y la seguridad del profesional, es indispensable para una experiencia de primer nivel.

Al planear detalladamente cada punto, la empresa puede ahorrar recursos, acceder a las mejores opciones de vuelos, reservar habitaciones cómodas y proporcionar una jornada más satisfactoria al profesional que la derivada de un viaje sin estructura e improvisado.

Además de la planificación, el uso de herramientas de gestión de viajes, de costos y de comunicaciones es clave para mantener un contacto fluido entre los equipos de trabajo y, sobre todo, asegurar un buen nivel de productividad.

Mejore la experiencia de los viajes de trabajo contando con nuestras recomendaciones para reducir los costos, agilizar los trámites y llevar los resultados al siguiente nivel.

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